Foire aux questions

Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions fréquemment posées au sujet de CDAnet.

À NOTER : Pour protéger la vie privée des patients, le centre d’assistance n’a plus accès au nom des patients, à leur adresse, etc. Pour trouver une demande d’indemnisation en particulier, le centre d’assistance vous demandera la date de cette demande, le nom de l’assureur et le numéro de transaction du cabinet.

Ressources CDAnet

Q. Quelles sont les ressources CDAnet disponibles?

R. Le Guide d’utilisation à l’intention des cabinets dentaires fournit de l’aide pour l’envoi des demandes d’indemnisation par ordinateur via les messages formatés de CDAnet. Toutes les personnes appelées à traiter les demandes d’indemnisation sont encouragées à lire ce guide attentivement.

R. La Liste des assureurs fournit une liste détaillée des types de transactions acceptées par les réseaux et les assureurs branchés à CDAnet.


S'abonner à CDAnet

Q. Qui peut s’abonner à CDAnet et ITRANS?

R. Vous pouvez vous abonner à CDAnet si vous êtes un dentiste autorisé à pratiquer et un membre en bonne et due forme de votre association dentaire provinciale ou territoriale ou un membre affilié de l’ADC si vous êtes un dentiste du Québec.



Q. Comment puis-je m’abonner à CDAnet et ITRANS?

R. Ouvrez une session dans le site Web des Services d’aide à la pratique à partir du lien ci-dessus (https://services.cda-adc.ca). Ensuite, cliquez sur l’onglet « Mes inscriptions » afin de vous abonner à CDAnet et ITRANS pour chacun des cabinets dans lesquels vous exercez.



NIU du dentiste – Ce que vous devez savoir

Q. Quand est-il approprié de transmettre une demande d’indemnisation en utilisant le NIU d’un autre dentiste pour des services que j’ai exécutés?

R. Jamais. Les demandes d’indemnisation doivent toujours être envoyées en utilisant le numéro d’identification unique (NIU) du dentiste qui a exécuté les services. Pour les services exécutés par un associé, la demande d’indemnisation doit être transmise en utilisant le NIU de l’associé. Cependant, si une demande est envoyée à un tiers payeur capable d’accommoder la version 4 du CDAnet Messaging Standard, le champ « Billing Provider Number » peut alors être utilisé pour identifier le dentiste qui recevra les prestations. Cette fonction n’est pas offerte pour les tiers payeurs qui ne peuvent accommoder que des demandes faites en utilisant la version 2. (Voir la Liste des assureurs.)


Q. Puis-je transmettre des demandes d’indemnisation pour des services d’hygiène dentaire exécutés par un hygiéniste dentaire indépendant?

R. Non. Les hygiénistes dentaires indépendants doivent transmettre leurs demandes d’indemnisation en utilisant leurs propres numéros de fournisseurs, puisqu’ils utilisent leur propre système et non CDAnet. Lors de la soumission de demandes d’indemnisation avec ITRANS, seuls les services dentaires exécutés par le dentiste traitant ou un hygiéniste dentaire employé par le dentiste peuvent être soumis en utilisant le numéro d’identification unique (NIU) du dentiste.


Q. Comment puis-je demander un changement de NIU?

R. Le numéro d’identification unique (NIU) change lorsqu’un dentiste devient un spécialiste agréé. Le NIU est suspendu lorsqu’il y a changement de son statut d’agrément. Il faut remplir le formulaire Demande de changement ou de suspension du numéro d’identification unique du dentiste pour demander à CDAnet de changer un NIU en raison d’un changement de spécialité ou pour demander de suspendre un NIU en raison d’un changement de statut d’agrément. CDAnet informera les sociétés d’assurance et tiers payeurs des changements; vous n’avez pas besoin de contacter les sociétés d’assurance. Le changement de NIU s’appliquera à tous les cabinets CDAnet auxquels vous êtes inscrit.



Numéro d'identification d'un cabinet satellite

Q. Nous ouvrirons sous peu un cabinet satellite et connecterons les ordinateurs en réseau avec le cabinet principal. Avons-nous besoin d’un autre numéro d’identification pour le cabinet satellite?

R. Oui. De plus en plus de cabinets choisissent de connecter en réseau les ordinateurs des cabinets satellites afin que toutes les demandes d’indemnisation soient transmises à partir du cabinet principal. Bien que cette avenue soit logique d’un point de vue administratif pour que les chèques de remboursement soient livrés au cabinet principal, le but du champ « Provider Office » des demandes d’indemnisation électroniques est d’identifier le cabinet où le service a été exécuté. Cette idée est renforcée dans le Contrat d’abonnement à CDAnet. Chaque dentiste abonné à CDAnet doit certifier dans le contrat que chaque demande contient une description exacte des soins exécutés, le dentiste ayant exécuté ces soins et le cabinet auquel les soins ont été dispensés, entre autres.

Lorsqu’une demande d’indemnisation est transmise à un tiers payeur capable d’accommoder la version 4 du CDAnet Messaging Standard, le champ « Billing Office Number » peut alors être utilisé pour identifier le cabinet principal. Cette fonction n’est pas offerte pour les tiers payeurs qui ne peuvent accommoder que des demandes faites en utilisant la version 2. (Voir la Liste des assureurs.)



Renseignements sur les patients

Q. Est-ce que les patients doivent signer un document pour que leurs demandes d'indemnisation soient envoyées par voie électronique?

R. Oui, les patients doivent signer une décharge permettant au cabinet dentaire de transmettre leurs demandes d’indemnisation par voie électronique. Un exemple d’autorisation et d’étiquettes se trouve dans le Guide d’utilisation à l’intention des cabinets dentaires.


Q. Comment puis-je changer l'adresse d'un patient?

R. Mettez à jour l’information dans votre ordinateur. La nouvelle adresse paraîtra sur les prochaines demandes d’indemnisation.



Changement des renseignements du cabinet

Q. Les renseignements du cabinet dentaire ont été modifiés, le cabinet déménage ou ferme, ou un dentiste ne travaille plus pour le cabinet CDAnet. Que dois-je faire?

R. Il faut tenir à jour l’information de votre cabinet dans CDAnet. Pour ce faire, il suffit au propriétaire ou à l’administrateur du cabinet d’ouvrir une session dans le site des Services d’aide à la pratique et de mettre à jour le profil du cabinet. Le système enverra ensuite automatiquement toute information mise à jour à tous les assureurs/tiers payeurs. Vous n’avez pas besoin de communiquer avec les assureurs.



Procédures de traitement des demandes d'indemnisation et problèmes de transmission

Q. Pourquoi ai-je reçu un message m’avisant que je ne suis pas autorisé à accéder à CDAnet?

R. Si vous vous êtes récemment abonné à CDAnet et ne pouvez transmettre des demandes d’indemnisation à aucune société d’assurance participant à CDAnet, veuillez contacter le centre d’assistance des Services d’aide à la pratique au 1-800-788-1212, du lundi au vendredi entre 7 h 30 et 20 h, heure normale de l’Est, afin de s’assurer que vous et les tiers payeurs utilisez les mêmes numéros d’identification.


Q. Je ne peux pas transmettre des demandes d’indemnisation à une société d’assurance ni corriger un message d’erreur. Que dois-je faire?

R. Au cas où le personnel dentaire ne peut corriger un message d’erreur, le problème devrait être confié aux réseaux, puisque ce sont eux qui renvoient le message au nom de la société d’assurance. Les réseaux peuvent consulter la demande d’indemnisation (en utilisant le numéro CDAnet du cabinet) et découvrir pourquoi le message d’erreur a été envoyé. Avant de communiquer avec le réseau, assurez-vous que vous avez noté le message d’erreur CDAnet reçu, que vous connaissez le numéro du cabinet CDAnet et le numéro d’identification unique (NIU) du dentiste. (Voir la Liste des assureurs pour obtenir les numéros de téléphone des centres d’assistance des réseaux.)


Q. Que faire si le réseau n’a pas reçu ma demande d’indemnisation?

R. Communiquez avec votre fournisseur autorisé pour obtenir de l’aide.


Q. Que devrais-je faire si une demande d’indemnisation ou une prédétermination est rejetée?

R. Vous recevrez un message d’erreur expliquant la raison du rejet. Essayez de corriger la ou les erreurs et resoumettez la demande ou la prédétermination, en utilisant un nouveau numéro de référence. Si votre système n’accepte pas les changements, appelez l’assureur concerné. Si vous recevez un message d’erreur que vous ne comprenez pas, communiquez avec le centre d’assistance des Services d’aide à la pratique au 1-800-788-1212, du lundi au vendredi entre 7 h 30 et 20 h, heure normale de l’Est. Vous pouvez aussi envoyer un courriel à pss@cda-adc.ca. .


Q. J’ai reçu un message disant « Erreur de réseau, resoumettre la demande ». Y a-t-il un problème du côté de mon système informatique?

R. Non, ce message indique qu’un problème temporaire de transmission s’est produit. Essayez de resoumettre la demande une nouvelle fois.


Q. J’obtiens un code d’identification de l’assureur invalide. Qu’est-ce que cela veut dire?

R. Cela veut dire que le numéro d’identification que vous avez programmé pour la compagnie d’assurance n’est pas correct. Vérifiez l’information dans la Liste des assureurs et faites les changements nécessaires. Si vous n’êtes pas sûr de savoir comment changer cette information, communiquez avec votre fournisseur de logiciels pour obtenir de l’aide.


Q. J’ai reçu un message indiquant « Code d’erreur ____ ». Qu’est-ce que cela veut dire?

R. Communiquez avec votre fournisseur de logiciels pour demander que des descriptions soient ajoutées à ces codes d’erreur. Une liste des codes d’erreur se trouve dans votre Guide d’utilisation à l’intention des cabinets dentaires.


Q. L’icône (ou la fenêtre B, selon le logiciel) ne me donne pas l’option d’utiliser CDAnet. Pourquoi?

R. Il est fort possible que, quelque part dans le logiciel, l’option de contacter un dentiste électroniquement n’ait pas été activée ou encore le logiciel n’est pas configuré pour envoyer des demandes d’indemnisation. Pour corriger le problème ci-dessus, veuillez communiquer avec le fournisseur de logiciels afin de mettre à jour l’information enregistrée dans leur logiciel.


Q. Puis-je envoyer une demande d'indemnisation après les heures normales d'ouverture ou les fins de semaine?

R.Oui, les demandes de CDAnet peuvent être transmises à ITRANS 24 heures par jour, 7 jours par semaine, y compris les jours fériés. Si le système de l’assureur n’est pas disponible, le réseau accusera réception de la demande et l’enverra au système de l’assureur lorsque celui-ci deviendra disponible.


Q. Puis-je annuler une demande d’indemnisation qui a été envoyée la veille?

R. Non, l’annulation d’une demande d’indemnisation peut uniquement se faire sur CDAnet le même jour qu’elle a été soumise. Appelez le tiers payeur ou écrivez-lui, en citant le numéro de référence de la demande indiqué dans les détails des prestations ou l’accusé de réception de la demande, et informez le Département des réclamations de l’erreur. Si le personnel du cabinet dentaire ne sait pas comment annuler la demande, il devrait communiquer avec la compagnie d’assurance. Si la demande d’indemnisation ne peut être annulée le même jour à cause de certaines erreurs, le cabinet dentaire doit envoyer un formulaire de demande d’indemnisation manuelle, accompagné d’une lettre référant à la demande initiale envoyée à la compagnie d’assurance.


Q. J’ai essayé d’annuler une demande d’indemnisation et j’ai reçu un message me demandant de ressayer plus tard. Qu’est-il arrivé?

R. Le tiers payeur n’a pu traiter votre demande d’annulation au moment où celle-ci a été soumise. Essayez d’annuler à nouveau plus tard dans la journée. Si vous ne pouvez pas le faire dans la même journée, suivez les étapes décrites dans la question pour envoyer une demande d’annulation manuellement.


Q. Qu’arrive-t-il si un patient ne traite pas avec un tiers payeur participant à CDAnet?

R. L’assuré doit soumettre sa demande comme à l’habitude, sur papier, au moyen du Formulaire normalisé de demande d’indemnisation des soins dentaires.


Q. Où puis-je recevoir des mises à jour?

R. Les mises à jour sont envoyées à votre logiciel de gestion du cabinet par votre fournisseur de logiciels. Les mises à jour telles qu’une nouvelle société d’assurance, de nouveaux réseaux et de nouveaux types de transactions autorisés apparaîtront dans le site Web de CDAnet, à la page Nouvelles de CDAnet, et dans la liste des transactions acceptées, à la page Réseaux et assureurs.


Q. Quelle est la différence entre le traitement par lots et en temps réel?

R. Le traitement par lots signifie que l’assureur évalue à un moment prédéterminé les demandes de prestations qu’il a reçues, au lieu de les examiner à mesure qu’il les reçoit. Dans ce cas, vous recevrez un accusé de réception de la demande d’indemnisation et non les détails des prestations. La demande d’indemnisation sera généralement traitée dans la même journée ou pendant la nuit.

R. Le traitement en temps réel signifie que l’assureur évalue la demande de prestations sur-le-champ et vous envoie une réponse dans un délai d’environ 20 à 40 secondes. Référez-vous au Guide d’utilisation à l’intention des cabinets dentaires pour plus d’information.