Foire aux questions
Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions fréquemment posées au sujet de CDAnet.
Ressources liées à CDAnet
Le Guide d’utilisation de CDAnet a` l’intention des cabinets dentaires fournit de l’information au sujet des demandes d’indemnisation électroniques envoyées par CDAnet et de la réponse des assureurs. Il est recommandé que le personnel chargé de soumettre les demandes consulte ce guide.
L’ADC tient à jour une liste des assureurs dans son site Web. Vous y trouverez toute l’information pertinente pour chaque assureur, y compris la version de CDAnet utilisée, les transactions acceptées, le fonctionnement de la coordination des prestations et des renseignements sur le réseau. Pour que votre cabinet arrive à soumettre des demandes sans problème, utilisez cette information pour tenir à jour les renseignements sur les assureurs dans votre logiciel de gestion de la pratique.
Abonnement à CDAnet/ITRANS
Tout dentiste peut s’abonner aux services CDAnet et ITRANS s’il détient un permis d’exercice et qu’il est membre en règle de son association dentaire provinciale ou, dans le cas du Québec, membre affilié de l’ADC. Un dentiste doit être membre de l’association dentaire provinciale (ou membre affilié de l’ADC au Québec) dans chacune des provinces ou territoires où il souhaite utiliser les services de l’ADC tels que CDAnet, le service de réclamation ITRANS et ExpédiSecur ADC.
Il y a deux options. Le dentiste ou le personnel du cabinet peut ouvrir une session dans le site Web des Services d’aide à la pratique de l’ADC et envoyer une demande d’invitation au nouveau dentiste afin de l’ajouter au compte CDAnet du cabinet. Le dentiste recevra alors un avis par courriel lui demandant d’accepter l’invitation et de s’abonner à CDAnet et au Service de réclamation ITRANS.
Sinon, le dentiste peut ouvrir une session à partir de son compte des Services d’aide à la pratique et choisir l’option « Se joindre à un cabinet ». Il aura ensuite besoin du numéro d’identification du cabinet inscrit à CDAnet. Pour l’obtenir, il devra s’abonner à CDAnet et au Service de réclamation ITRANS avant qu’une demande puisse être envoyée au cabinet. Le cabinet recevra un avis par courriel lui demandant d’autoriser la demande.
Peu importe l’option retenue, les assureurs recevront une demande d’ajout du nouveau dentiste avec le prochain fichier de mise à jour envoyé par l’ADC deux fois par semaine.
Ouvrez une session dans le site Web des Services d’aide à la pratique de l’ADC. À l’onglet « Mes inscriptions », choisissez le numéro d’identification du cabinet abonné à CDAnet et suivez les étapes d’abonnement. Un dentiste doit franchir les étapes d’abonnement pour chaque cabinet où il exerce. Une fois que les assureurs auront reçu le fichier de mise à jour envoyé par l’ADC deux fois par semaine, le nouveau dentiste sera ajouté à leurs dossiers pour qu'il puisses leur envoyer des demandes d’indemnisation.
Le dentiste ou le personnel autorisé du cabinet doit ouvrir une session dans le site Web des Services d’aide à la pratique et aller à l’onglet « Mon code d’identification numérique de l’ADC » pour obtenir un nouveau code.
Pour installer le nouveau code, il faut déterminer si le logiciel de gestion de la pratique est installé sur un serveur ou si chaque poste de travail a son logiciel. Si vous ne savez pas comment faire, veuillez communiquer avec votre fournisseur de logiciels ou encore avec le centre d’assistance de l’ADC au 1-866-788-1212. Pour tout complément d’information, vous pouvez vous reporter à la page Web sur le renouvellement du code d’identification numérique de l’ADC.
Le numéro d’identification unique (NIU), qui s’appelle aussi parfois le numéro de fournisseur, est un code unique assigné par l’ADC à chaque dentiste une fois qu’il a ouvert un compte. Ce code alphanumérique sert à identifier chaque dentiste qui soumet une demande d’indemnisation. Le NIU comporte un chiffre pour la province et un caractère alphanumérique pour le type de permis d’exercice (spécialité). Les dentistes autorisés à exercer dans deux provinces auront deux NIU. De plus, si un dentiste obtient un certificat de spécialiste, il devra demander une mise à jour de son NIU pour refléter son changement de permis d’exercice.
Quand un numéro de permis change, le numéro d’identification unique (NIU) du dentiste doit aussi être mis à jour auprès de l’ADC et des assureurs.
Ouvrez une session dans le site Web des Services d’aide à la pratique de l’ADC, choisissez l’onglet « Mes renseignements », puis rendez-vous à la section « Renseignements professionnels » et demandez le changement. L’ADC mettra à jour votre information et le changement de NIU s’effectuera pour tous les cabinets abonnés à CDAnet où vous travaillez dans une même province. Vous n’avez pas besoin de communiquer avec les assureurs; ils recevront l’information mise à jour dans le fichier que l’ADC leur envoie deux fois par semaine.
Le numéro d’identification d’un cabinet est un numéro unique assigné à chaque cabinet qui se crée un compte auprès de l’ADC. Ce numéro figure dans le coin supérieur droit du relevé des détails des prestations et de l’accusé de réception d’une demande de prestations.
Vous trouverez aussi le numéro d’identification d’un cabinet à partir du compte des Services d’aide à la pratique du dentiste. Le personnel autorisé pourra aussi trouver ce numéro pour chaque cabinet à partir duquel le dentiste peut envoyer une demande d’indemnisation.
Jamais. Les demandes d’indemnisation doivent toujours être envoyées en utilisant le numéro d’identification unique (NIU) du dentiste traitant. Dans les cas où un dentiste n’a pas de compte pour transmettre des demandes d’indemnisation par voie électronique depuis un cabinet, envoyez-lui une invitation pour qu’il puisse se créer un compte dès que possible. Si l’indemnisation doit parvenir au propriétaire du cabinet, communiquez avec l’assureur et prenez les dispositions nécessaires pour que le paiement parvienne à la bonne personne. Toutefois, ne soumettez pas de demande d’indemnisation en utilisant le NIU d’une autre personne que le dentiste traitant.
Le dentiste ou le personnel du cabinet doit communiquer avec chaque assureur pour déterminer la marche à suivre. Pour trouver les coordonnées des assureurs, reportez-vous à la liste qui figure dans le site Web de l’ADC.
Non. Une hygiéniste dentaire autonome doit soumettre ses demandes d’indemnisation en utilisant son propre numéro de fournisseur de soins puisqu’il est rattaché à un autre système que CDAnet. Seuls les services fournis par le dentiste traitant, ou par une hygiéniste dentaire à l’emploi du dentiste, peuvent être inclus dans une demande d’indemnisation envoyée par CDAnet et ITRANS à partir du NIU du dentiste.
Le dentiste ou le personnel autorisé du cabinet doit ouvrir une session dans le site Web des Services d’aide à la pratique, sélectionner le cabinet en question et faire le changement d’adresse. Vous n’avez pas besoin de communiquer avec les assureurs; ils recevront l’information mise à jour dans le fichier que l’ADC leur envoie deux fois par semaine.
Ouvrez une session dans le site Web des Services d’aide à la pratique, puis sélectionnez le numéro d’identification du cabinet. Rendez-vous à la section des utilisateurs du cabinet et choisissez le nouveau rôle du dentiste pour faire la mise à jour. Seuls le dentiste ou le personnel autorisé du cabinet peuvent effectuer un tel changement.
Oui, un cabinet doit obtenir l’autorisation du patient pour envoyer une demande d’indemnisation électronique en son nom. Un exemple d’autorisation se trouve dans le Guide d’utilisation de CDAnet à l’intention des cabinets dentaires.
Traitement des demandes d'indemnisation et problèmes de transmission
Si le dentiste s’est abonné récemment à CDAnet et à ITRANS, il se pourrait que l’assureur n’ait pas encore ajouté son nom dans son système. Il peut falloir jusqu’à sept jours ouvrables pour qu’un assureur traite une nouvelle inscription. Si le cabinet continue à recevoir un message d’erreur ou si l’abonnement du dentiste à CDAnet et à ITRANS n’est pas récent, veuillez communiquer avec le centre d’assistance de l’ADC au 1-866-788-1212, du lundi au vendredi, entre 7 h 30 et 20 h (heure normale de l’Est).
Commencez par vérifier s’il y a un problème de réseau affiché dans le fil Twitter de l’état du Service de réclamation ITRANS. Si aucun problème n’est affiché, communiquez avec votre fournisseur de logiciel de gestion de la pratique.
Commencez par vérifier si l’assureur a un problème de réseau affiché dans le fil Twitter de l’état du Service de réclamation ITRANS. Si aucun problème n’est affiché, communiquez avec le centre d’assistance de l’ADC au 1-866-788-1212. Un technicien pourra examiner le message d’erreur et aider le cabinet à résoudre le problème.
En général, le cabinet aurait dû recevoir un message d’erreur. Si ce n’est pas le cas, le cabinet doit communiquer avec le centre d’assistance de l’ADC au 1-866-788-1212 et un technicien pourra vérifier ce qui se passe.
Consultez le message d’erreur, corrigez l’erreur ou les erreurs et resoumettez la demande d’indemnisation ou de prédétermination. Si vous recevez un message que vous ne comprenez pas ou si le système de votre cabinet n’accepte pas les changements, communiquez avec le centre d’assistance de l’ADC au 1-866-788-1212.
Cela signifie que le numéro d’identification de l’assureur qui est entré dans votre logiciel de gestion de la pratique n’est pas juste. Vérifiez le numéro de l’assureur qui figure dans la liste des assureurs du site Web l’ADC et apportez les changements qui s’imposent. Si vous ignorez comment changer ce numéro, communiquez avec votre fournisseur de logiciel pour obtenir de l’aide.
Oui, il est possible d’envoyer des demandes d’indemnisation par CDAnet et ITRANS 24 heures par jour, sept jours par semaine, y compris les jours fériés. Si le système de l’assureur ne répond pas, le réseau accusera réception de la demande et l’enverra à l’assureur une fois que son système sera de nouveau accessible.
Non, l’annulation d’une demande d’indemnisation peut uniquement se faire à partir du logiciel du cabinet le même jour qu’elle a été soumise. Si ce n’est pas le même jour, communiquez avec l’assureur pour obtenir de l’aide. Quand vous appellerez l’assureur, ayez à portée de la main le détail des prestations et l’accusé de réception de la demande.
Le tiers payant n’a pu traiter votre demande d’annulation au moment où celle-ci a été soumise. Essayez d’annuler la demande à nouveau plus tard dans la journée. Si vous ne pouvez pas le faire dans la même journée, communiquez avec l’assureur pour savoir comment procéder.
L’assuré doit soumettre sa demande comme à l’habitude, sur papier, au moyen du Formulaire normalisé de demande d’indemnisation des soins dentaires.
Dans certains cas, le fournisseur de logiciel mettra à jour la liste d’assureurs dans votre logiciel. Toutefois, il incombe généralement au cabinet de mettre à jour l’information sur les assureurs. Pour le faire, vous pouvez consulter la liste à jour des assureurs qui figure dans le site Web l’ADC.
Pour que la soumission des demandes d’indemnisation par voie électronique fonctionne bien, il est important que l’information sur les assureurs soit toujours à jour. Si un assureur passe de la version 2 à la version 4 de CDAnet et que le changement n’est pas effectué dans le logiciel de gestion de la pratique, le cabinet ne pourra pas profiter des autres types de transactions possibles, telles que la coordination des prestations, l’envoi de pièces jointes et les lignes pour les frais de laboratoire supplémentaires.
L’ADC enverra un courriel pour informer les cabinets de tout changement lié à un assureur. Une liste des assureurs et toute l’information pertinente pour chacun figurent aussi dans le site Web de l’ADC. Vous pouvez toujours consulter cette liste pour obtenir de l’information à jour. La plupart du temps, les fournisseurs de logiciels demandent aux cabinets de mettre eux-mêmes l’information à jour dans leur logiciel de gestion de la pratique. Il est important que l’information des assureurs soit à jour pour que la soumission des demandes d’indemnisation par voie électronique fonctionne bien.
Un assureur doit utiliser la version 4 de CDAnet. La plupart utilisent déjà cette version, mais un cabinet peut vérifier l’information liée à chaque assureur à partir de la liste des assureurs dans le site Web de l’ADC. Une fois que vous aurez confirmé que l’assureur utilise bien la version 4, vérifiez que votre logiciel de gestion de la pratique est réglé à la version 4 de CDAnet pour l’assureur voulu et que l’option de coordination des prestations 07 est activée. Si vous avez besoin d’aide, communiquez avec votre fournisseur de logiciel de gestion de la pratique.
