Annexe de service de demandes d'indemnisation CDAnet et ITRANS de l'ADC

Association dentaire canadienne (ADC)

Version 1.0 – 27 juin 2018

VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT CETTE ANNEXE DES SERVICES DE DEMANDES D'INDEMNISATION CDANET ET ITRANS DE L'ADC (L'« ANNEXE DE SERVICE »). Elle s'applique au Service CDAnet et au Service de demandes d'indemnisation ITRANS fournis par l'Association dentaire canadienne (« ADC »).

Lorsque Vous cliquez sur le bouton « J'ACCEPTE » affiché à la fin de la présente Annexe de service, Vous acceptez d'être lié par cette Annexe de service et Vous convenez que celle-ci devient partie intégrante du Contrat d’abonnement à des services d’aide à la pratique de l’ADC (le « Contrat d'abonnement ») que Vous avez conclu. Vous convenez également que ce contrat remplace tout contrat d'abonnement antérieur ayant trait à CDAnet ou ITRANS que Vous auriez pu conclure avec l'ADC. Le terme « Vous » désigne la personne qui est partie au Contrat d'abonnement et qui s'abonne ou demande un abonnement ayant trait à CDAnet et ITRANS en vertu de la présente Annexe de service.

L'ADC met CDAnet et ITRANS à votre disposition conformément au Contrat d'abonnement et à la présente Annexe de service. Selon la configuration du logiciel de gestion de cabinet que Vous utilisez, il est possible que Vous ne puissiez utiliser ITRANS. Veuillez discuter de la configuration de votre logiciel de gestion de cabinet avec votre fournisseur de logiciels indépendant. Le terme « Services » désigne tout aspect de CDAnet et ITRANS que Vous utilisez ou que la configuration de votre logiciel de gestion de cabinet Vous permet d'utiliser.

VEUILLEZ PRENDRE NOTE : Si Vous exercez à plusieurs emplacements, Vous devez conclure une Annexe de service distincte pour chaque emplacement. Les Demandes d'indemnisation des soins dentaires soumises pour deux emplacements physiques ou plus ne peuvent être combinées en une seule série de demandes qui semblent provenir du même emplacement.

1. Aperçu

1.1 Les termes clés non définis dans la présente Annexe de service revêtent la signification qui leur est attribuée dans le Contrat d'abonnement.

1.2 Les termes « Service CDAnet » et « CDAnet » désignent les services décrits comme tels dans la présente Annexe de service. CDAnet est un Service qui facilite la transmission des Demandes d'indemnisation des soins dentaires. L'Utilisateur final peut utiliser CDAnet pour formater les Demandes d'indemnisation des soins dentaires et pour les transmettre aux Tiers payeurs. CDAnet ne comprend pas la fourniture de services de réseau; il est décrit plus en détail aux sections 3.1 et 3.2.

1.3 Les termes « Service de demande d'indemnisation ITRANS de l'ADC » et « ITRANS » désignent les services décrits comme tels dans la présente Annexe de service. ITRANS est un service de transmission de demandes d'indemnisation. Il fait office de complément à CDAnet en transmettant les Demandes d'indemnisation des soins dentaires par Internet. ITRANS est décrit plus en détail aux sections 3.1 et 3.3.

1.4 Le terme « Demande d'indemnisation des soins dentaires » désigne une demande d'indemnisation relative à des soins dentaires soumise par Vous à l'aide de CDAnet ou ITRANS à un Tiers payeur aux fins d'examen, de traitement, de validation, de paiements ou d'affectation (ce qui comprend la prédetermination, l'admissibilité et toutes les autres transactions définies par CDAnet). Les Demandes d'indemnisation des soins dentaires doivent être préparées conformément aux Normes de CDAnet ou du Réseau ACDQ telles qu’applicables.

1.5 Le terme « Tiers payeurs » désigne les assureurs et les agents d'indemnisation qui fournissent des services relatifs à l'examen, au traitement, à la validation et au paiement des Demandes d'indemnisation des soins dentaires et qui figurent dans la liste des assureurs branchés à CDAnet affichée à l'adresse www.cdanet.ca. L'ADC peut modifier cette liste à tout moment.

1.6 Le terme « Normes de CDAnet ou du Réseau ACDQ » désigne les spécifications, protocoles et processus opérationnels adoptés afin de définir le contenu, le format, la structure et la transmission, selon le cas, des Demandes d'indemnisation des soins dentaires, tels qu'ils sont établis périodiquement par l'ADC, l'ACDQ et l'ACCAP et mis à votre disposition.

2. Fourniture du Service

2.1 La mise à votre disposition de CDAnet et ITRANS est régie par les conditions générales du Contrat d'abonnement.

2.2 Ni CDAnet ni ITRANS ne comprend la fourniture d'une connexion à Internet ou d'autres services de réseau.

2.3 Vous reconnaissez que l'ADC peut faire appel à des agents ou à des sous-traitants pour fournir des services logiciels, un soutien technique et d'autres services dans le cadre de CDAnet et ITRANS.

3. Services CDAnet et ITRANS

3.1 Composants essentiels des Services

(a) Les progiciels de gestion de cabinet qui créent et formatent les Demandes d'indemnisation des soins dentaires en fonction des Normes de CDAnet ou du Réseau ACDQ sont certifiés par l'ADC. À moins que Vous utilisiez un logiciel de gestion de cabinet en vertu d'une licence accordée par un fournisseur de logiciels indépendant, Vous ne pourrez utiliser CDAnet ou ITRANS, et l'ADC ne pourra activer votre abonnement à ceux-ci. Il Vous incombe de vous procurer et de mettre en place le logiciel de gestion du cabinet. Le fournisseur de logiciels concerné pourra Vous aider à installer le logiciel.

(b) Les Agents de communication doivent utiliser CDAnet et ITRANS. Le terme « Agent de communication » désigne un logiciel qui gère le transfert d'une Demande d'indemnisation des soins dentaires vers un réseau exploité par un ou plusieurs Tiers payeurs ou en leur nom. L'Association canadienne des compagnies d'assurance de personnes (ACCAP) est responsable de l'Agent de communication actuellement utilisé, dont le nom est « CCD-WS » (pour Common Communication Driver—Web Services). Le nombre d’Agents de communications nécessaires peut varier de temps à autre. Quoi qu'il en soit, le fournisseur de logiciels indépendant qui Vous fournit le logiciel de gestion de cabinet devrait également pouvoir Vous fournir l'Agent de communication dont Vous avez besoin.

3.2 Services CDAnet

(a) Au cours de la semaine suivant l'activation de l'abonnement à CDAnet, l'ADC avisera les Tiers payeurs de votre abonnement. Une fois que les Tiers payeurs auront reconnu votre abonnement, Vous pourrez utiliser CDAnet pour transmettre des Demandes d'indemnisation des soins dentaires. Généralement, les Tiers payeurs reconnaîtront votre abonnement dans les deux semaines suivant la réception de l'avis envoyé par l'ADC.

(b) Lorsqu'un abonnement à CDAnet prend fin, quelle que soit la raison, l'ADC avise les Tiers payeurs.

(c) Vous devez vous assurer que tous les renseignements que Vous fournissez à l'ADC par l'intermédiaire du site Web des SAP et tous les formulaires de CDAnet sont exacts. Vous devez également aviser rapidement l'ADC de tout changement apporté aux renseignements sur Vous ou votre Cabinet qui se rapporte à la présente Annexe de service. Lorsque Vous mettez à jour les renseignements sur l'abonnement, l'ADC transmet ces nouveaux renseignements aux Tiers payeurs, s'il y a lieu.

3.3 Services de demandes d'indemnisation ITRANS de l'ADC

(a) La section 3.3 ne s'applique que si Vous utilisez ITRANS.

(b) Selon votre version d’ITRANS, il se peut que Vous ayez à utiliser le logiciel d'administration des demandes d'indemnisation ITRANS (« ICD »). Ce logiciel interagit avec le logiciel de gestion de cabinet certifié par l'ADC, comme suit : (i) selon les Tiers payeurs applicables, il dirige les Demandes d'indemnisation des soins dentaires vers le réseau approprié; (ii) il fait des copies de la Demande d'indemnisation des soins dentaires en excluant tout Renseignement personnel permettant d'identifier un patient ou un participant au régime; (iii) il transmet la copie anonymisée de la Demande d'indemnisation des soins dentaires au système exploité par l'ADC situé au Canada pour permettre à l'ADC (A) de fournir les services de soutien décrits dans la présente Annexe de service, et (B) de fournir une analyse aux fins d'administration d‘ITRANS et de la prestation générale de services de soins dentaires au Canada; (iv) il obtient périodiquement de l'ADC une liste à jour indiquant le réseau de transmission approprié pour chaque Tiers payeur; et (v) il permet au logiciel de gestion de cabinet que Vous utilisez d'accéder à cette liste. L'ADC Vous octroie une licence non exclusive d'utilisation du système ICD (incluant tous les documents d'utilisation fournis par l'ADC) dans le cadre de votre utilisation d‘ITRANS, ce qui exclut tout autre usage. L'ADC se réserve tout droit se rapportant au système ICD qui ne Vous est pas accordé expressément en vertu de la présente Annexe de service.

(c) Vous et vos Utilisateurs finaux vous engagez à ne pas faire ce qui suit :

(i) faire des copies du système ICD autres que les copies jugées raisonnablement nécessaires aux fins d'utilisation ou de sauvegarde du système ICD;

(ii) accorder une licence ou une sous-licence, vendre, revendre ou permettre de toute autre façon à des tiers d'accéder au système ICD ou de l'utiliser;

(iii) supprimer les inscriptions de brevet, de droits d'auteur, de marque de commerce ou de propriété intellectuelle du système ICD;

(iv) modifier, altérer, falsifier, réparer ou créer de toute autre façon des dérivés du système ICD;

(v) modifier par rétroingénierie, désassembler ou décompiler le système ICD;

(vi) utiliser le système ICD pour transmettre du contenu ou des messages illégaux, frauduleux, menaçants, abusifs, diffamatoires ou obscènes;

(vii) utiliser le système ICD pour transmettre des virus ou d'autres codes nuisibles.

3.4 Vos responsabilités

(a) Vous-même et vos Utilisateurs finaux vous engagez à vous conformer : (i) aux règles et procédures d'accès de CDAnet, tel qu’elles sont décrites dans le Guide d’utilisation de CDAnet à l’intention des cabinets dentaires (disponible à l'adresse www.cdanet.ca), (ii) à la présente Annexe de service et au Contrat d'abonnement; et (iii) à tout autre document qui régit l'utilisation des systèmes CDAnet et ITRANS et que l'ADC met à votre disposition.

(b) Pour chaque Cabinet, Vous vous engagez à obtenir et à maintenir à jour le matériel informatique et autre équipement, les logiciels, les lignes de télécommunications et les autres produits ou services nécessaires pour Vous permettre d'utiliser CDAnet et ITRANS. Vous reconnaissez que Vous pourriez ne pas pouvoir recevoir et utiliser CDAnet ou ITRANS (en raison de problèmes de comptabilité) si votre matériel informatique ou autre équipement, vos logiciels, lignes de télécommunications ou autres produits ou services ne sont pas conformes aux lignes directrices ou aux normes prescrites par l'ADC et votre fournisseur indépendant de logiciels de gestion de cabinet.

(c) Il Vous incombe de fournir une formation à vos Utilisateurs finaux sur l'utilisation des systèmes CDAnet et ITRANS.

(d) Vous n'autoriserez aucune Personne autre que Vous-même et vos Utilisateurs finaux à utiliser CDAnet ou ITRANS. Vous-même et vos Utilisateurs finaux appliquerez des mesures organisationnelles, administratives, physiques et techniques pour protéger vos justificatifs d'identité (c.-à-d. noms d'utilisateurs, mots de passe, jetons sécurisés [code d’identification électronique de l’ADC] ou autre identifiant). Le terme « Personne » désigne un particulier, une société, un partenariat, une société de participation, une association, une fiducie, un fonds de retraite, un syndicat, un organisme gouvernemental, un conseil, un tribunal, un ministère ou une commission.

(e) Ni Vous-même ni l'Utilisateur final agissant en votre nom ne devez communiquer vos justificatifs d'identité ayant trait à CDAnet et ITRANS. Il existe des outils servant à attribuer et gérer les justificatifs d'identité des Utilisateurs finaux sur le site Web des SAP.

(f) Vous garantissez que la soumission électronique de toute Demande d'indemnisation des soins dentaires par Vous-même ou par un de vos Utilisateurs finaux certifie que la Demande d'indemnisation contient une description exacte et complète de ce qui suit :

(i) les soins dentaires dispensés;

(ii) la date à laquelle les services ont été dispensés;

(iii) le fournisseur qui a dispensé les services;

(iv) le Cabinet où les services ont été dispensés;

(v) tous les services dispensés au cours d'une visite donnée;

(vi) les honoraires totaux exigibles, excluant les erreurs et les omissions.

3.5 Sécurité

(a) L'ADC a pris certaines mesures pour sécuriser les systèmes utilisés pour offrir CDAnet et ITRANS. Un récapitulatif des mesures de protection mises en place par l'ADC est disponible sur demande. L'ADC n'est pas responsable de la sécurité des réseaux ou systèmes utilisés par votre Cabinet ou de la sécurité des Tiers payeurs ou du réseau ou des systèmes de toute autre Personne.

(b) Le fait de Vous fournir CDAnet ou ITRANS donne le droit à l'ADC de prendre toute action ou mesure corrective qu'elle considère comme nécessaire pour protéger son infrastructure technologique et les abonnés de l'ADC contre les menaces réelles ou potentielles ou les préoccupations relatives à la sécurité. De telles actions ou mesures correctives pourraient inclure la suspension des droits qui Vous sont accordés, à Vous-même ou à vos Utilisateurs finaux, pour utiliser CDAnet ou ITRANS ou la suppression de données potentiellement malveillantes.

3.6 Modifications

(a) L'ADC pourrait modifier ou mettre à niveau de temps à autre l'infrastructure qu'elle utilise pour fournir CDAnet et ITRANS.

(b) L'ADC peut modifier les Normes de CDAnet ou du Réseau ACDQ de temps à autre, ce qui inclut tous les changements nécessaires pour permettre à l'ADC de modifier et d'améliorer CDAnet et ITRANS. Si de tels changements surviennent, il se peut que Vous ayez à mettre à jour vos systèmes pour répondre aux nouvelles normes.

(c) L'ADC pourrait modifier de temps à autre les caractéristiques et l'infrastructure de CDAnet et ITRANS.

4. Soutien et maintenance

4.1 L'ADC offrira un service d'aide raisonnable par téléphone et par clavardage du lundi au vendredi de 7 h 30 à 20 h (heure locale d'Ottawa, ON). Des directives écrites sur l'utilisation des systèmes CDAnet et ITRANS seront affichées sur le site Web des SAP. Veuillez prendre note que si Vous n'utilisez pas ITRANS: (i) l'ADC ne pourra vérifier l'état de Demandes d'indemnisation des soins dentaires précises en réponse à votre demande de soutien; et (ii) Vous ne pourrez utiliser l'onglet ITRANS du site Web des SAP pour afficher un registre de toutes les Demandes d'indemnisation des soins dentaires transmises par votre Cabinet au cours des 60 derniers jours.

4.2 L'ADC Vous fournira, ainsi qu'aux Utilisateurs finaux que Vous aurez désignés, un soutien technique et administratif relatif à CDAnet et ITRANS. L'ADC n'a aucune obligation de fournir un soutien direct à d'autres Personnes.

4.3 Dans la mesure du possible, toute maintenance de l'infrastructure technologique de l'ADC sera effectuée aux moments indiqués ci-dessous (les « Périodes de maintenance » :

Jours de la semaine Heures

Du lundi au vendredi Entre 18 h et 2 h (heure locale d'Ottawa, ON)

Du samedi au dimanche Entre 6 h et 22 h (heure locale d'Ottawa, ON)

5. Votre contenu

5.1 Vous convenez que la responsabilité de l'ADC à l'égard de Votre contenu se limite à son traitement en vue de fournir les systèmes CDAnet et ITRANS et qu'en ce qui a trait à tous les autres aspects, Vous êtes responsable de Votre contenu. Le terme « Votre contenu » est défini dans le Contrat d'abonnement.

5.2 L'ADC n'assumera aucune responsabilité en cas de divulgation de Votre contenu ou autre information associée à votre utilisation des systèmes CDAnet et ITRANS si cette divulgation est requise par une loi applicable au Canada, à condition que l'ADC, dans la limite permise par la loi, Vous avise d'une telle exigence dès que la loi l'y autorise.

5.3 Il Vous incombe de décider (en votre nom et au nom de vos Utilisateurs finaux) du bien-fondé de l'utilisation de CDAnet et ITRANS (avec ou sans protection supplémentaire) pour préparer, traiter ou transférer des Demandes d'indemnisation des soins dentaires compte tenu du caractère sensible de l'information contenue dans la présente Annexe de service. En prenant cette décision, Vous tiendrez compte des lois, règlements et normes professionnelles applicables auxquels Vous devez vous conformer.

6. Information confidentielle et renseignements médicaux personnels

6.1 Renseignements sur Vous-même et sur votre Cabinet

(a) Afin de Vous offrir CDAnet et ITRANS, l'ADC doit collaborer avec les Tiers payeurs et les fournisseurs de logiciels indépendants qui fournissent les logiciels de gestion de cabinet certifiés par l'ADC. Vous autorisez l'ADC à recueillir, conserver, utiliser et divulguer aux Tiers payeurs et aux fournisseurs de logiciels indépendants vos renseignements personnels et professionnels aux fins liées à la prestation et à l'administration de CDAnet et ITRANS et pour permettre aux Tiers payeurs et aux fournisseurs de logiciels indépendants de fournir des produits et services.

(b) Les Demandes d'indemnisation des soins dentaires identifient un ou plusieurs dentistes ainsi qu'un ou plusieurs Cabinets. Ces renseignements sont supprimés lorsque des copies des Demandes d'indemnisation des soins dentaires sont stockées par l'ADC pour fournir des rapports liés à l'administration de CDAnet et ITRANS et une analyse de la prestation générale des services d'indemnisation des soins dentaires au Canada.

6.2 Renseignements concernant les patients

(a) Vous convenez d'obtenir de chaque patient son consentement pour soumettre des Demandes d'indemnisation des soins dentaires par l'intermédiaire de CDAnet et, s'il y a lieu, d’ITRANS. Un exemple de formulaire de consentement est fourni dans le Guide d’utilisation de CDAnet à l’intention des cabinets dentaires accessible à l'adresse www.cdanet.ca.

(b) Vous devez vous assurer que vos Utilisateurs finaux respectent les obligations énoncées à la section 6.2(a).

(c) Vous acceptez de conserver dans vos dossiers un original du consentement de chaque patient pendant que celui-ci fréquente votre Cabinet et pendant une période de trois ans après que le patient ait cessé de fréquenter le Cabinet, ou pour la durée stipulée par le préposé au registre dans la province où se trouve le Cabinet, selon la période la plus longue.

(d) Vous acceptez de fournir des copies du formulaire de consentement du patient à l'ADC, ou à un Tiers payeur ou son agent, sur demande.

(e) Des Renseignements personnels (se rapportant au patient et au participant au régime concernés) doivent être inclus dans les Demandes d'indemnisation des soins dentaires aux fins de traitement. Conformément à la section 3.3(b) de la présente Annexe de service, les renseignements permettant d'identifier les patients et les participants au régime sont supprimés des copies des Demandes d'indemnisation des soins dentaires qui sont envoyées à l'ADC pour lui permettre de fournir des services de soutien relativement à la transmission des Demandes d'indemnisation des soins dentaires. La suppression de ces renseignements est exécutée conformément aux normes générales de l'industrie relatives à l'anonymisation et au regroupement des renseignements médicaux personnels.

6.3 Les préoccupations en matière de protection des renseignements personnels se rapportant à CDAnet et ITRANS décrits dans la présente Annexe de service et, de façon générale, au Contrat d'abonnement, peuvent être transmises à :

l'Association dentaire canadienne

à l'attention du chef de la protection de la vie privée

1815, promenade Alta Vista
Ottawa (Ontario), Canada K1G 3Y6
privacy@cda-adc.ca

7. Avis de non-responsabilité

7.1 Sans restreindre la portée générale de l'article 13 ou de l'article 14 du Contrat d'abonnement, ou de toute disposition du Contrat limitant la responsabilité de l'ADC, et bien que l'ADC ait conçu et mis en œuvre CDAnet et ITRANS à titre de services sécurisés destinés à être utilisés par des professionnels dentaires, l'ADC ne peut pas fournir et ne fournit pas de déclaration, de garantie ou de condition assurant que :

(i) CDAnet et ITRANS seront ininterrompus ou exempts d'erreur;

(ii) les mesures que l'ADC a prises pour préserver l'intégrité de toutes les données transmises au moyen de CDAnet et ITRANS seront toujours efficaces; ou

(iii) aucune Personne ne peut compromettre les mesures de sécurité que l'ADC a mises en œuvre en rapport avec CDAnet et ITRANS.

7.2 Vous reconnaissez également que :

(i) l'examen, le traitement, la validation et le paiement de toute Demande d'indemnisation des soins dentaires ne sont pas la responsabilité de l'ADC;

(ii) la réponse aux Demandes d'indemnisation des soins dentaires n'est pas la responsabilité de l'ADC; et

(iii) l'ADC n'est pas responsable des produits ou services obtenus par Vous-même ou une autre Personne pour l'utilisation en lien avec CDAnet et ITRANS.