L'Association dentaire canadienne (ADC) tient à la relation qu'elle a avec ses membres, tous les dentistes, les étudiants en médecine dentaire, les employés et les organismes ou les établissements du monde de la dentisterie avec lesquels elle fait affaire, et elle s'engage à protéger les renseignements personnels qu'elle détient sur eux.
En conséquence, l'ADC, son personnel et ses bénévoles se conforment à la présente Politique de confidentialité établie selon les principes de confidentialité énoncés dans l'Annexe 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (ci-après, la «loi»).
Le terme «renseignements personnels» s'entend aux présentes de tout renseignement sur une personne identifiable qui n'est ni son nom, ni son titre, ni son adresse professionnelle, ni son numéro de téléphone professionnel. L'ADC établit parfois des politiques sur la divulgation au public de renseignements qui ne sont pas considérés personnels; dans ce cas, l'ADC, son personnel et ses bénévoles seront tenus de respecter ces politiques.
1. Responsabilité
L'ADC est responsable de tous les renseignements personnels dont elle assume la gestion.
L'ADC a désigné un chef de la confidentialité qui doit s'assurer qu'elle se conforme en tous points aux principes de confidentialité énoncés dans la présente politique. Parallèlement, comme l'ADC emploie de nombreuses personnes responsables de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels, tous les services de l'Association seront tenus de se conformer à la présente Politique de confidentialité telle qu'elle peut s'appliquer à leur travail et à certaines personnes et pourront être délégués pour agir au nom du chef de la confidentialité.
L'ADC est responsable des renseignements personnels qu'elle a en sa possession ou sous sa garde, y compris les renseignements confiés à une tierce partie aux fins de traitement. Elle fournira, par voie contractuelle ou autre, un degré comparable de protection aux renseignements qui sont en cours de traitement par une tierce partie.
2. Détermination des fins de la collecte des renseignements
L'ADC déterminera et documentera les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou divulgués avant la collecte ou au moment de celle-ci.
L'ADC recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels sur ses membres et sur les dentistes canadiens dans le but :
a. d'offrir des produits, des services et des renseignements d'intérêt
pour ses membres et les dentistes du Canada;
b. de distribuer le Journal de l'Association dentaire canadienne et tout
autre document ou médium contenant des renseignements d'intérêt
pour les dentistes du Canada;
c. d'échanger avec des organismes et des établissements
du monde de la dentisterie des renseignements qui lui permettront d'offrir
des produits, des services et des renseignements d'intérêt
pour les dentistes et les organismes et établissements du monde
de la dentisterie, tant au Canada qu'à l'étranger.
L'ADC fera un effort raisonnable pour préciser, verbalement ou par écrit, les fins auxquelles ils sont destinés à la personne auprès de laquelle elle recueille des renseignements personnels, au moment de la collecte ou après celle-ci mais avant leur utilisation. L'ADC précisera les fins prévues d'une façon telle que la personne puisse raisonnablement comprendre comment les renseignements seront utilisés ou divulgués.
L'ADC déterminera toute autre nouvelle fin de la collecte, de l'utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels avant leur collecte ou au moment de celle-ci.
L'ADC déterminera les fins non précisées antérieurement, avant d'utiliser ou de divulguer des renseignements personnels déjà recueillis.
L'ADC recueille et utilise des renseignements personnels sur son personnel pour fournir à ceux-ci des renseignements applicables à leur travail, aux modalités d'emploi ou à toute autre activité reliée à leur emploi. L'ADC ne divulgue aucun renseignement personnel qu'elle détient sur son personnel à des fins autres que liées à leur emploi.
3. Consentement
La personne concernée doit avoir connaissance de toute collecte, utilisation ou divulgation de renseignements personnels sur elle et y consentir, sauf en cas d'urgence et dans d'autres situations permises ou exigées par la loi.
La façon dont l'ADC cherchera à obtenir ce consentement, qu'il soit explicite ou implicite, peut varier selon la sensibilité des renseignements et les attentes raisonnables de la personne concernée. Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions prévues par une loi ou un contrat et d'un préavis raisonnable. L'ADC informera cette personne des conséquences d'un tel retrait.
En général, l'ADC demandera le consentement de la personne au moment de la collecte pour pouvoir utiliser ou divulguer les renseignements recueillis. Dans certaines circonstances, par exemple si l'ADC propose d'utiliser les renseignements à des fins non précisées antérieurement, elle pourra demander le consentement de la personne après avoir recueilli les renseignements mais avant de les utiliser.
L'ADC n'exigera pas d'une personne qu'elle consente à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels autres que ceux qui sont nécessaires pour réaliser les fins légitimes indiquées, pour lui consentir ses services.
Dans certaines circonstances permises ou prescrites par la loi, l'ADC peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée et sans son consentement. Ces circonstances visent les renseignements personnels :
a. protégés par le secret professionnel des avocats;
b. accessibles au public;
c. dont la collecte ou l'utilisation est clairement dans l'intérêt
de la personne concernée, de laquelle on ne peut obtenir le consentement
en temps opportun;
d. requis pour enquêter sur la violation d'un accord ou d'une loi;
e. nécessaires pour agir lors d'une situation d'urgence menaçant
la vie, la santé ou la sécurité d'une personne;
f. utiles au recouvrement d'une dette;
g. demandés conformément à une citation à
comparaître, un mandat ou une ordonnance judiciaire.
4. Limitation de la collecte
L'ADC restreindra la quantité et la nature des renseignements personnels recueillis à ce qui est nécessaire pour réaliser les fins déterminées et devra procéder de façon honnête et licite.
5. Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation
Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou divulgués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée y consente ou que la loi l'exige. Les renseignements personnels ne peuvent être conservés qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
Les renseignements personnels ayant servi à rendre une décision au sujet d'une personne seront conservés assez longtemps pour permettre à cette personne d'exercer son droit d'accès à l'information après que la décision a été rendue et, dans le cas d'une demande d'accès ou d'une contestation, assez longtemps pour épuiser tout recours auquel la personne a droit en vertu de la loi. Les renseignements personnels dont on n'aura plus besoin aux fins précisées seront détruits, effacés ou conservés dans l'anonymat.
6. Exactitude
L'ADC fera de son mieux pour s'assurer que les renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
L'ADC fera de son mieux pour s'assurer que les renseignements personnels qui servent en permanence (y compris ceux qui sont divulgués à des tiers ou utilisés pour rendre une décision au sujet d'une personne) sont exacts, complets et à jour.
7. Mesures de sécurité
L'ADC protégera les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
L'ADC protégera les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisées, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés. L'ADC sensibilisera son personnel à l'importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels et veillera, au moment du retrait ou de la destruction de ceux-ci, à empêcher les personnes non autorisées d'y avoir accès.
Selon le format des renseignements personnels, les mesures de sécurité peuvent prendre la forme de précautions matérielles (p. ex., verrouillage des classeurs et restriction de l'accès aux classeurs, aux bureaux et aux dossiers), administratives (p. ex., autorisations sécuritaires et accès limité) ou techniques (p. ex., usage de mots de passe et du chiffrement).
8. Transparence
L'ADC fera en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles, sauf s'il s'agit de renseignements commerciaux confidentiels.
Plus particulièrement, l'ADC rendra publiques :
a. la façon d'obtenir des détails sur les renseignements
personnels conservés au sujet des personnes identifiées;
b. la nature des renseignements personnels que détient l'ADC, y
compris un compte rendu général de leur utilisation;
c. toute information générale sur sa Politique de confidentialité
et sur ses politiques et procédures connexes;
d. la nature des renseignements personnels mis à la disposition
d'entreprises connexes;
e. la procédure à suivre pour faire une demande ou une plainte
auprès du chef de la confidentialité de l'ADC.
9. Accès aux renseignements personnels
L'ADC répondra à toute demande écrite de communication de renseignements dans un délai raisonnable, habituellement d'environ dix (10) jours ouvrables, selon la complexité de la demande et des renseignements et viendra en aide à quiconque l'informe qu'il a besoin d'aide pour rédiger une telle demande. L'ADC peut exiger que la personne concernée lui fournisse davantage d'information pour qu'il lui soit possible de la renseigner sur l'existence, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels.
L'ADC fournira habituellement les renseignements demandés sans frais. Elle se réserve toutefois le droit d'imposer des frais, selon la portée de la demande et les mesures nécessaires pour recueillir les renseignements demandés. L'ADC informera la personne des frais approximatifs à verser pour voir sa demande exécutée et ne recueillera ces renseignements qu'une fois le paiement effectué. Les renseignements demandés seront fournis sous une forme généralement compréhensible. Dans la mesure du possible, l'ADC indiquera la source des renseignements.
Si une personne démontre que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, l'ADC y apportera les modifications nécessaires. Si une contestation n'est pas réglée à la satisfaction de la personne concernée, l'ADC prendra note de l'objet de la contestation. S'il y a lieu, l'ADC informera les tierces parties ayant accès aux renseignements en question de toute modification et de toute contestation non réglée.
Dans certains cas, l'ADC peut refuser une demande ou restreindre l'accès aux renseignements personnels qu'elle possède au sujet d'une personne. Les exceptions aux exigences en matière d'accès aux renseignements personnels seront restreintes et précises, tel que la loi le permet ou l'exige. L'ADC informera la personne l'ayant demandé, lorsque la loi le permet, des raisons pour lesquelles elle lui refuse l'accès aux renseignements ou en restreint l'accès. Ces raisons peuvent comprendre le fait :
a. que les renseignements contiennent des détails sur d'autres
personnes;
b. qu'il s'agit de renseignements commerciaux confidentiels;
c. que les renseignements, de par leur nature, doivent demeurer confidentiels;
d. que les renseignements ont été recueillis durant une
enquête pour violation d'accord;
e. que les renseignements ont été recueillis dans le cadre
d'une procédure de résolution de différend;
f. que les renseignements sont protégés par le secret professionnel
des avocats;
g. que toute portion d'information, pour une ou plusieurs de ces raisons,
ne peut être séparée du reste des renseignements.
10. Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes
Toute personne peut contester par écrit le respect par l'ADC des principes énoncés ci-dessus dans sa Politique de confidentialité en communiquant avec le chef de la confidentialité de l'ADC à :
Association dentaire canadienne
1815, promenade Alta Vista
Ottawa (Ontario) Canada K1G 3Y6
Attention : chef de la confidentialité
Téléc. : (613) 523-7736
Courriel : reception@cda-adc.ca
L'ADC fera enquête sur toutes les plaintes écrites. Si une plainte est jugée fondée, l'ADC prendra les mesures appropriées pour corriger les renseignements personnels et modifier sa politique ou ses pratiques, au besoin.
Version anglaise approuvée par le conseil d'administration de l'ADC, le 7 août 2003
